Ktoś musi się podpisać na deklaracji zgodności.
Jeżeli nie ma wyznaczonej przez pracodawcę (np. osoba wyznaczona przez prezesa spółki lub właściciela firmy) osoby do podpisywania deklaracji zgodności maszyny to powinien wziąć na siebie to prezes spółki lub właściciel działalności gospodarczej.
Najlepiej jest gdyby prezes/właściciel wyznaczył jednego pracownika (jakimś zarządzeniem lub wpisem do zakresu obowiązków pracownika) do nadzorowania procesu oceny zgodności i do podpisywania deklaracji zgodności (na marginesie dodam, że ocena zgodności połączona z wystawianiem/podpisywaniem deklaracji zgodności to może być bardzo odpowiedzialna funkcja za którą powinno się odpowiednio wynagradzać).
Od pewnych rzeczy zależy czy osoba odpowiedzialna za podpisanie deklaracji zgodności bierze na siebie większą czy mniejszą odpowiedzialność.
W pierwszej kolejności osoba podpisująca się na deklaracji godności maszyny odpowiada za zebranie całej dokumentacji technicznej maszyny i przekazanie jej organom nadzoru rynku, gdy będą o to prosić. Dobrym rozwiązaniem jest finalną dokumentację techniczną maszyny przetrzymywać w wyznaczonych miejscach (np. na serwerze plików z backupem i dostępem tylko dla tej osoby i administratorów sieci).
Natomiast osoba odpowiedzialna za podpisanie deklaracji zgodności jedynie deklaruje w imieniu firmy, że maszyna jest zgodna z dyrektywami i normami wymienionymi w podpisywanej deklaracji zgodności. Czyli odpowiedzialność posiada firma, która jest producentem (oczywiście osoba prywatna nieprowadząca działalności gospodarczej też może być producentem maszyny, ale takie rzeczy to wyjątki). W przypadku firmy w postaci spółki z własną osobowością prawną odpowiada w pierwszej kolejności prezes zarządu, a w przypadku działalności gospodarczej odpowiada właściciel. Jednakże przy dobrze utworzonej strukturze organizacyjnej i odpowiednio zdefiniowanych zakresach obowiązków i odpowiednio prowadzonej dokumentacji technicznej maszyny, prezes lub właściciel zrzucają z siebie część odpowiedzialności na kadrę zarządzającą i na pracowników.
