Aby odpowiedzieć na pytanie z tytułu artykułu, należy odnieść się do kilku aktów prawnych. Ale najpierw, żeby ograniczyć ilość możliwości, zróbmy sobie pewne uproszczone założenia sytuacji:
- prowadzisz działalność gospodarczą, zatrudniasz parę osób i nie masz ustalonych procedur odbioru maszyny,
- zamówiłeś maszynę, która jest robiona na Twoje zamówienie i do Twojej specyfiki dostosowywana,
- maszyna to np. linia produkcyjna (nie podlega pod UDT),
- producent maszyny to zewnętrzna firma,
- producent maszyny dostarcza, instaluje, uruchamia maszynę w Twoim zakładzie,
- instalacje i uruchomienie maszyny wykonują pracownicy producenta (a nie jego podwykonawcy),
- maszyna będzie posiadać CE.
Z takimi założeniami możemy przejść do ustalania jakie czynności wymagane przez prawo są po Twojej stronie jako pracodawcy, który chce przekazać do użytku tą maszynę swoim pracownikom, oraz jakie nie są wymagane prawnie, ale są zalecane.
W momencie przekazania maszyny w Twoje ręce, główna odpowiedzialność przechodzi z producenta na Ciebie jako firmę przekazującą maszynę do użytku swoim pracownikom. Oczywiście z producenta maszyny odpowiedzialność nie znika całkowicie.
Ustalenie dnia przekazania maszyny od producenta do użytkownika
Aby wiedzieć z jakim dniem producent przekazuje Tobie maszynę trzeba mieć jakiś dokument, który wskaże taki dzień. Dokumentem powszechnie stosowanym w takich sytuacjach jest protokół odbioru. Protokół odbioru może pełnić kilka funkcji:
- może być podstawą do wystawienia faktury końcowej przez producenta dla użytkownika,
- może być potwierdzeniem dla pracowników producenta instalujących i uruchamiających maszynę w Twoim zakładzie do rozliczenia się z ich pracodawcą,
- może być też potwierdzeniem przekazania maszyny od producenta do użytkownika, czyli przekazaniem praw i obowiązków,
- może być dokumentem zawierającym uwagi co do instalacji i uruchomienia, które użytkownik zauważył i które producent deklaruje się poprawić,
- może być dokumentem zawierającym uwagi co do uchybień, które producent zauważył po stronie użytkownika, które mogą wpływać na działanie maszyny, które producent chciałby zanotować w razie czego (np. użytkownik zobligował się przygotować przed montażem posadzkę o odpowiedniej tolerancji płaskości, a zmierzona przez producenta płaskość nie mieściła się w widełkach tolerancji).
Zwykle producent będzie chciał żebyś podpisał mu protokół odbioru, ale nie jest to pewnik, warto w razie czego przygotować swoją formatkę. Ważne jest, aby obie strony posiadały kopię tego protokołu.
Protokół odbioru może mieć inne nazwy, gdyż nie jest to dokument prawnie wymagany (nie jest obligatoryjny), może to być:
- protokół przekazania,
- protokół zdawczo odbiorczy,
- protokół odbioru robót,
- potwierdzenie odbioru,
- potwierdzenie instalacji i uruchomienia maszyny,
- potwierdzenie przekazania,
A co gdy masz zainstalowaną nową maszynę, ale nie masz do niej protokołu odbioru? Jako, że nie jest to obligatoryjny dokument to nic się nie stanie, gdyż są inne sposoby na ustalenie dnia przekazania maszyny na Ciebie (ustalenia mailowe, harmonogramy, itp. które pewnie gdzieś się znajdą). Protokół pomaga w ustaleniu dnia przekazania maszyny.
Ale zanim podpiszesz protokół odbioru masz obowiązek przejrzeć maszynę.
Kontrola maszyny przed podpisaniem odbioru
Jako pracodawca masz obowiązek skontrolować maszynę po zainstalowaniu, a przed podpisaniem protokołu odbioru i przed udostępnieniem jej swoim pracownikom, wymaga tego m.in. ust. 1 z artykułu 5 z dyrektywy narzędziowej 2009/104/WE (art. 26 ust. 1 rozporządzenia w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy). W języku korporacyjnym przyjęło się określenie FAT (Final Acceptance Tests) albo/i SAT (Site Acceptance Tests) jako testy/przeglądy/kontrole finalne przed odebraniem maszyny.
Kontroli takiej może dokonać jedna osoba lub kilka osób, które będą przez Ciebie upoważnione i posiadające odpowiednie kwalifikacje, jeżeli Ty posiadasz odpowiednie kwalifikacje to również Ty możesz brać udział w takiej kontroli. Najczęstszym scenariuszem jest kontrola maszyny przez pracodawcę i jego pracowników, ale zaproszenie zewnętrznej firmy (nie będącej jednostką notyfikowaną), która posiada doświadczenie w tego typu odbiorach lub w ogóle z maszynami też jest możliwe.
Jest tu mowa o UDT, ale tylko w zakresie maszyn które wchodzą w zakres podlegania pod UDT (maszyny transportu bliskiego, posiadające zbiorniki ciśnieniowe, itp.). W takim przypadku użytkownik ma obowiązek przed pierwszym oddaniem do użytku zaprosić na specjalnym wniosku inspektora UDT, aby dokonał kontroli.Jeżeli do kontroli maszyny przed oddaniem jej do użytku chcesz dopuścić swoich pracowników, którzy będą w najbliższej przyszłości obsługiwać tą maszynę to możesz to zrobić o ile mają oni w swoim zakresie obowiązków odpowiednie zapisy pozwalające im na to (np. zapis że będą uruchamiać lub testować maszyny ) i są oni odpowiednio przeszkoleni z tych czynności i ich ocena ryzyka zawodowego zawiera odpowiednie zapisy i ryzyka z tym związane.
Co trzeba sprawdzić podczas takiej kontroli?
, oraz elementów świadczących o tym, że . Jednakże, nikt nie może nam zakazać sprawdzić więcej niż jest to prawnie wymagane, chociażby zgodności ze specyfikacją (wymiarów, wydajności, funkcji, itp.). Sprawdzenie wszystkich aspektów wymaganych przez odpowiednie dyrektywy i normy jest też jak najbardziej prawidłowe, czyli możesz sprawdzić zgodność z wymaganiami zasadniczymi z dyrektywy maszynowej. Gdy powstanie na tej stronie osobny artykuł mówiący o tym co należy sprawdzać podczas odbiorów maszyny to zostanie tu podlinkowany.Zapoznanie pracowników z instrukcją obsługi maszyny
Producent maszyny ma obowiązek dostarczyć Ci instrukcję obsługi maszyny, najpóźniej w dniu przekazania Ci maszyny. Instrukcji tej nie należy mylić z instrukcją BHP. Instrukcje obsługi często są dość długie (tworzone przeze mnie instrukcje mają 80/100/120/ a nawet 200 stron, nie licząc schematów elektrycznych/pneumatycznych i tym podobnych dokumentów dostarczanych wraz z maszyną, w zależności od wielkości i złożoności maszyny) i zawierają często informacje, które są przeznaczone dla różnych grup pracowników. Są w niej informacje dotyczące np.:
- konserwacji, naprawy, regulacji, przeglądów, diagnostyki problemów, szczegóły budowy, schematy działania – są one często przeznaczone dla pracowników utrzymania ruchu,
- obsługi, włączania, ekranów HMI, przeznaczenia maszyny, wyłączania, czyszczenia – są one przeznaczone dla operatorów,
- instalacji/pierwszej konfiguracji – są one przeznaczone dla instalatorów,
- przeznaczenia maszyny, utylizacji, gwarancji, materiałów jakie można używać, akcesoriach jakie można używać – przeznaczone dla właściciela/osoby odpowiedzialnej za dane kwestie.
Są to tylko przykładowe elementy instrukcji obsługi maszyny, ale jest ich dość sporo. W związku z tym nie każdy pracownik, który będzie miał do czynienia z daną maszyną musi poznać cały zakres instrukcji obsługi maszyny. Dlatego nie ma w prawie obowiązku zapoznania się z daną instrukcją obsługi w całości. Natomiast pracodawca musi zadbać, aby odpowiednie informacje z takiej instrukcji trafiły do odpowiednich osób. Jednakże często w samej instrukcji obsługi maszyny znajduje się zapis o obowiązku zapoznania się z instrukcją obsługi przez osoby wykonujące jakiekolwiek czynności przy maszynie. Zapisu takiego nie można zignorować i w związku z tym pracownicy muszą się zapoznać z instrukcją.
Osobiście w pisanych przeze mnie instrukcjach też umieszczam taki zapis, bo struktura instrukcji nie pozwala pogrupować informacji tak żeby dane rozdziały były przeznaczone dla konkretnej grupy osób. Np. w rozdziale „transport” są informacje dla osób które miałyby relokować maszynę, ale masy podane mam w rozdziale dotyczącym szczegółowej budowy maszyny, natomiast źródła zasilania, które trzeba odpiąć przed transportem są w rozdziale o źródłach zasilania. Dodatkowo różne grupy będą potrzebowały tych samych informacji. Więc umieszczanie zapisu o potrzebie zapoznania się z instrukcją (w domyśle z całością instrukcji) uważam za stosowne.
Jednakże , w tym do instrukcji obsługi maszyny. Aby spełnić to wymaganie papierowa kopia instrukcji może być przy maszynie lub elektroniczna wersja instrukcji może być na HMI maszyny, albo może być dostępna w sieci wewnętrznej, tak aby każdy pracownik mający coś wspólnego z daną maszyną mógł w razie potrzeby zajrzeć do instrukcji w dowolnej chwili. Tyczy się to także innych dokumentów dostarczanych wraz z maszyną np. schematu elektrycznego, który może być osobnym dokumentem.
Szkolenie z obsługi maszyny
Często takie szkolenie jest wykonywane przez producenta maszyny, ale nie jest to jego obowiązkiem. Dobrze jest zadbać, aby w umowie dotyczącej zakupu i instalacji maszyny znalazł się zapis, że producent zapewnia szkolenie (najlepiej określić ilu godzinne) z obsługi i konserwacji maszyny.Opracowanie/aktualizacja oceny ryzyka zawodowego
Jeżeli maszyna, którą zamówiłeś jest inna niż te, które miałeś w swojej fabryce do tej pory to . Jeżeli natomiast masz szereg takich samych maszyn i dokupiłeś kolejną, żeby zwiększyć wydajność fabryki i maszyna ta nie różni się znacząco, to ocena ryzyka zawodowego już wcześniej powinna obejmować wszystkie zagrożenia związane z pracą przy tej maszynie.
Ocena ryzyka zawodowego dla stanowisk operatorów tej maszyny to nie jest to samo co ocena ryzyka którą robi producent maszyny. Producent maszyny nie ma obowiązku przekazywać klientowi swojej oceny ryzyka maszyny, ale często jest to wymagane przez korporacje lub niektórzy producenci mają to w swoim standardzie. Jeżeli producent maszyny przykaże Ci ocenę ryzyka maszyny to i tak masz obowiązek wykonać ocenę ryzyka zawodowego dla operatorów tej maszyny. Ocenę ryzyka zawodowego robisz z uwzględnieniem zapisów w instrukcji obsługi maszyny i możesz się posłużyć zapisami z oceny ryzyka którą otrzymałeś od producenta, ale to nie są te same rzeczy. Producent maszyny w swojej ocenie ryzyka bierze pod uwagę zagrożenia pierwotne (np. tak jakby nie było osłon) i ocenia jak im zapobiegać, a ocena ryzyka zawodowego bierze stan gotowej maszyny (np. z osłonami) jako punkt wyjścia, sprawdza wszelkie ryzyka resztkowe i zalecenia od producenta maszyny, które znajdują się w instrukcji obsługi, sprawdza jakie substancje będą używane przy procesach produkcyjnych i opisuje jakie środki ochronne/zapobiegawcze należy zastosować.
Opracowanie oceny ryzyka to jedno a wypełnienie zaleceń z oceny ryzyka do drugie. Najczęściej w praktyce ktoś opracuje dla Ciebie ocenę ryzyka zawodowego. Należy do niej zajrzeć i zastosować się do jej zaleceń, ewentualnie jeżeli zalecenia wg Ciebie są trudne do spełnienia to należy porozmawiać z osobami opracowującymi czy można zalecić jakieś alternatywy. Często spotykam się z ocenami ryzyka zawodowego w których jest coś napisane, ale nie jest to realizowane, gdyż nikt z osób decyzyjnych nie zajrzał nawet do tego dokumentu. W ocenie ryzyka może być na przykład wymaganie, żeby zamontować odciąg oparów, tego typu wymaganie musi być zrealizowane przez pracodawcę.
Zapoznanie pracowników z oceną ryzyka
Przeprowadzenie badań środowiskowych
Podobnie jak z oceną ryzyka zawodowego, jeżeli maszyna którą kupiłeś prowadza nowe procesy, których nie miałeś do tej pory w fabryce, to , np. pyłów, hałasu, drgań, substancji chemicznych, mikroklimatu gorącego lub zimnego, promieniowania laserowego i optycznego, promieniowania elektromagnetycznego, w zależności od tego jakie badania uznasz za odpowiednie dla danej maszyny.
W zależności od tego jakie wyniki wyjdą podczas pomiarów, to trzeba podjąć odpowiednie kroki określone w Rozporządzeniu w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, związane z prowadzeniem rejestru, udostępniania informacji pracownikom, powtórnym badaniom lub czynnością które trzeba podjąć w związku z ograniczeniem lub eliminacją przekroczonych czynników.
Choć rozporządzenie tego nie określa, to w przypadku gdy instalujesz kolejną taką samą maszynę w celu zwiększenia wydajności produkcyjnej to wg mojej opinii, pomiary środowiskowe mogą nie być potrzebne jeżeli proces jest taki sam, maszyna nie jest bardziej wydajna, stosujesz takie same materiały oraz w poprzednich maszynach nie było przekroczeń. Choć w przypadku hałasu i np. oparów substancji może wystąpić kumulacja natężeń z kilku maszyn lub zmiana otoczenia co może doprowadzić do przekroczeń. Jednakże jeżeli robisz regularne pomiary co 2 lata to mogą one objąć nową maszynę.
Stworzenie instrukcji BHP
Instrukcja BHP, a instrukcja maszyny to dwie różne rzeczy. Instrukcja BHP to skrócony dokument dotyczący bezpiecznego użytkowania maszyny i czynności wykonywanych na danym stanowisku. Instrukcję BHP opracowuje się na podstawie instrukcji obsługi maszyny, oceny ryzyka zawodowego i wyników pomiarów środowiskowych.
Instrukcja BHP powinna być do obsługi maszyny, ale też jeżeli mamy osobny zespół do utrzymania ruchu, a maszyna jest zupełnie inna niż te które mamy do tej pory na zakładzie to należałoby przygotować nową lub zaktualizować starą instrukcję BHP do prac konserwacyjno-naprawczych w związku z pojawieniem się nowej maszyny.
Instrukcje BHP powinny być zawsze dostępne dla pracownika, np. umieszczone w pobliżu maszyny której dotyczą.
Zadbanie o sprawy związane z odpadami produkowanymi przez maszynę
Część maszyn produkuje różnego rodzaju odpady. Jeżeli nie używasz tych odpadów w innym procesie lub nie wprowadzasz ich z powrotem do tego samego procesu lub nie sprzedajesz ich jako produkt innej firmie, która robi coś z tego pożytecznego, to możesz mieć do czynienia z odpadami, którymi musisz zarządzić. Nie jest to branża która jest mi szczególnie, bliska dlatego nie wdaję się w szczegóły, jednakże trzeba odpady te odpowiednio zakwalifikować, przygotować miejsce przechowywania tych odpadów, mierzyć ile firma produkuje tego typu odpadów oraz raportować te ilości, zadbać o ich wywóz/utylizację oraz w stosownych przypadkach dokonać odpowiednich opłat.
Co nie jest wymagane, lub czego nie robić po zakupie maszyny?
Pierwsze pomiary elektryczne nowej maszyny , bo mają one wykrywać błędy instalacyjne, np. uszkodzenie przewodu podczas instalacji. Jeżeli po Twojej stronie było przygotowanie przyłącza elektrycznego, czyli poprowadzenie przez halę przewodów zasilających do maszyny, to na ten odcinek powinieneś mieć protokół z pomiarów elektrycznych.
Nie zrywaj tabliczki znamionowej ani loga z nowej maszyny. Widziałem, że w niektórych firmach tak robiono, ale potem w razie czego jest trudniej udowodnić, że maszyna posiada CE i zidentyfikować maszynę na potrzeby reklamacyjne.
Nie zostawiaj wszystkich kopii instrukcji i deklaracji zgodności przy maszynie, zachowaj sobie jedną kopię w biurze, w bezpiecznym miejscu, gdyż na produkcji potrafią się te instrukcje gubić lub być przypadkowo niszczone, a jest to dokument potrzebny aż do końca życia danej maszyny. A w momencie odsprzedaży maszyny instrukcja oraz reszta dokumentów powinna zostać przekazana wraz z maszyną.
Nie używaj maszyny do innego celu lub inaczej niż jest to opisane w jej instrukcji obsługi. Zwróć uwagę jakie są zapisy o przeznaczeniu maszyny i czy takich zapisów oczekiwałeś przy zamawianiu maszyny. Jeżeli maszyna będzie używana nie zgodnie z jej przeznaczeniem to żadne gwarancje, reklamacje czy pozwy cywilne przeciwko producentowi nie zadziałają. Jeżeli nie ma w instrukcji jasnych zapisów co do przeznaczenia maszyny to zobacz na ogólny opis jej działania i się do niego stosuj. W użytkowanie maszyny zgodnie z przeznaczeniem wchodzi także używanie odpowiednich materiałów opisanych w instrukcji.
